Quaderno del 30 settembre 2016

Le Autorità di Audit si stanno cimentando nell’assicurare un presidio costante per il coordinamento tra le autorità dei PO e la definizione di scadenze interne per le attività di chiusura, anche grazie al supporto del Coordinamento nazionale IGRUE.

Le attività per lo più hanno previsto in capo alle amministrazioni regionali talune formalizzazioni e riunioni ad hoc attraverso l’attivazione di adempimenti e strumenti in grado di consentire, in maniera celere, di governare lo stato di attuazione dei processi pianificati con veri e propri accordi sulla tempistica delle procedure in capo alle tre Autorità.

In alcuni casi è stato necessario apportare modifiche alla strategia di audit, prevedendo aggiornamenti al cronoprogramma per l’audit di sistema 2015/2016 e per il campionamento e audit delle operazioni sulla spesa 2015-2016, in vista degli adempimenti e in coerenza con le scadenze previste per la chiusura del programma. Da questo punto di vista le Autorità di Audit hanno optato per accordi di massima con le altre Autorità sia sulla data di certificazione che sul campionamento, dando il tempo necessario alle Autorità di Gestione e di Certificazione per poter favorire la completezza della certificazione e cercando di avviare quanto prima gli audit in loco sulla spesa certificata.

Alla luce della ricognizione effettuata da IGRUE in occasione dell’incontro annuale di maggio e dei successivi aggiornamenti in corso, la maggior parte delle Autorità di Audit potrebbero essere costrette a rivedere il proprio piano di attività per domande di pagamento presentate a ridosso della chiusura. Ciò, nonostante le raccomandazioni della Commissione europea, potrebbe determinare un consistente picco di lavoro a ridosso della fase ultima di predisposizione dei documenti della chiusura.

Le Autorità di Audit si stanno confrontando sulle misure da adottare per superare tali problematiche e scongiurare il rischio, qualora non vi dovesse essere tempo sufficiente per il completamento delle verifiche, di dover esprimere un giudizio professionale con riserva.

In tal senso, le Autorità di Audit si trovano a dover gestire una serie di sfide per la chiusura dei programmi, verificando che eventuali errori e irregolarità siano stati corretti, prestando attenzione a quale sia il tasso di errore da comunicare per le spese dichiarate nel 2015 e 2016, rivedendo probabilmente il proprio piano di attività qualora siano stati modificati gli accordi precedentemente stabiliti con l'Autorità di Gestione e di Certificazione sulla data ultima per la dichiarazione finale delle spese, facendo in modo che si possa stabilire il campione ed eseguire le verifiche delle operazioni in tempo debito prima del 31 marzo 2017.

Le Autorità si sono cimentate, inoltre, nella definizione della copertura del campione e della relativa decisione di effettuare le verifiche per organismi e requisiti chiave, ponendosi il problema di come l’analisi della copertura del campione, per il periodo di programmazione, si possa connettere alle verifiche dei follow-up rimasti aperti per tipologia di organismo e requisito chiave. In questo modo si potrebbe verificare la necessità di ulteriori controlli, prevedendo, se del caso, eventuali audit di sistema specifici ai fini della chiusura.

Sarà necessario capire come gestire una serie di specifiche situazioni quali le metodologie e la tempistica da adottare (per esempio nel caso dei SIF e degli aiuti di Stato) e come applicare un giudizio professionale per valutare professionalmente la “sostenibilità” delle spese in chiusura. In particolare, le Autorità dovranno evitare che si vada a determinare la necessità di un lavoro di revisione supplementare a seguito della chiusura del programma, a causa di eventuali rischi specifici associati alle spese certificate tardivamente a ridosso della chiusura.

Risulterà, pertanto, importante l’effettivo lavoro di squadra delle tre Autorità, che le amministrazioni regionali hanno già posto in essere da diverso tempo, finalizzato ad evitare il più possibile attività aggiuntive, e fronteggiare le diverse variabili, assicurando sia il regolare e formale processo di chiusura dei programmi operativi sia la completa certificazione delle spese senza alcuna perdita delle fondamentali risorse comunitarie.