Quaderno del 28 giugno 2013

Sebbene gli audit svolti dalla DG Occupazione nel corso del 2011-2012 si differenzino per alcuni elementi come ad esempio gli attori coinvolti, le finalità o metodologie di lavoro, è possibile comunque evidenziare diversi elementi comuni, quali ad esempio le procedure di annuncio della missione e, soprattutto, i tempi e le modalità del contraddittorio.

A prescindere dall’audit della CE, i calendari di lavoro prevedono tre momenti comuni.
Un primo momento è denominato “kick off meeting” al quale prendono parte la CE, il soggetto sottoposto ad audit (a seconda del tipo di audit, questo può essere la sola AdA, piuttosto che tutte e tre le Autorità), solitamente l’Igrue e, in caso di audit di sistema, solitamente anche il Mlps. Questo primo incontro rappresenta un momento introduttivo, di presentazione degli obiettivi della missione, della base legale, delle finalità e di condivisione del programma dei lavori e delle modalità organizzative.

Un secondo momento è costituito dalla “riunione riservata all’analisi dei risultati delle visite in loco” in cui la DG Occupazione, solitamente l’Igrue e, a seconda del tipo di audit, i revisori esterni incaricati dalla CE si incontrano per fare un punto al loro interno, senza quindi la presenza della Regione e della sua assistenza tecnica, prima di procedere alla presentazione preliminare dei risultati.

Un terzo momento, denominato “wrap-up meeting” rappresenta un momento di chiusura dell’audit, dove sono presentati i risultati preliminari della missione al soggetto controllato (a seconda del tipo di audit, questo può essere la sola AdA, piuttosto che tutte e tre le Autorità).
Il wrap-up meeting risulta essere di importanza strategica poiché rappresenta un primo momento di confronto con i servizi della CE sui risultati presentati. La Regione ha la possibilità di confrontarsi immediatamente chiedendo, ad esempio, ulteriori chiarimenti sull’interpretazione da dare a un’eventuale raccomandazione, piuttosto che osservare il non accordo con la CE su una specifica questione, o ancora nell’approfondire un tema rimasto aperto che potrebbe aver bisogno di essere sostenuto con ulteriore documentazione.

In alcuni casi, al termine del wrap-up meeting, la CE ha fornito anche una categoria di valutazione seppur preliminare sull’affidabilità del Sigeco controllato: Categoria 1 (parere senza riserve – il sistema funziona bene); Categoria 2 (parere con riserve lievi – il sistema funziona, anche se sono necessari alcuni miglioramenti); Categoria 3 (parere con riserve gravi – il sistema funziona parzialmente, sono necessari miglioramenti sostanziali); Categoria 4 (parere avverso – il sistema non funziona).
È da sottolineare che la presentazione dei primi risultati e la formulazione di una categoria preliminare in questa fase dell’audit non vanno comunque intese come definitive, poiché alcuni elementi potrebbero essere rivalutati anche in una seconda fase, prima dell’invio dei rapporti.

Un ulteriore elemento comune ai diversi tipi di audit è, salvo casi specifici, la tempistica delle principali fasi di audit. Qui di seguito presentate con un indicativo riferimento temporale:

- calendario di audit della CE. Durante l’incontro annuale di audit presso l’Igrue, la CE indica solitamente i Po che saranno oggetto di audit nell’anno in corso e in quello successivo. Non sempre tuttavia la CE fornisce dettagli sullo svolgimento, come ad esempio la data prevista;

- annuncio dell’audit. La DG Occupazione annuncia l’audit circa un mese o un mese e mezzo prima della data prevista tramite una lettera indirizzata all’amministrazione oggetto di audit, a seconda del tipo di audit, questo può essere ad esempio l’AdA per gli audit di revisione del lavoro svolto dall’AdA o l’AdG per gli audit di sistema. La CE tramite questa nota avvia una fase di raccolta di informazioni con l’AdA o anche con AdG e AdC (nel caso di audit di sistema) e fa richiesta di documentazione precisa relativa alle attività svolte. Nel caso la sola AdA sia soggetto controllato, i documenti richiesti solitamente sono i più recenti cambiamenti del Sigeco, lo stato di avanzamento della Strategia di audit, la lista dei progetti inclusi nel campione controllato dal II livello, la metodologia di campionamento, gli audit di sistema, ecc. Nel caso in cui si tratti di audit di sistema, invece, i documenti che solitamente sono richiesti sono le informazioni relative alle modifiche applicate a Sigeco e Strategia di audit, i manuali utilizzati dalle tre Autorità, il dettaglio della spesa certificata a una certa data con relativo elenco dei progetti cofinanziati, i controlli di I e II livello, ecc.;

- trasmissione documenti e informazioni richieste. La Regione invia alla CE le informazioni richieste nella lettera di annuncio entro la data indicata nella nota stessa (indicativamente due settimane dopo la lettera di annuncio);

- calendario e campione. La CE trasmette alla Regione una proposta di calendario e, a seconda del tipo di audit, il campione di operazioni per le visite in loco indicativamente due settimane prima dell’audit. Si osserva la possibilità che la CE fornisce di apportare modifiche al calendario sia durante le settimane preparatorie ma anche durante l’incontro di apertura dei lavori il primo giorno di audit (kick-off meeting);

- audit presso la Regione. Come da lettera di annuncio, l’audit ha luogo presso la Regione secondo il calendario proposto, salvo modifiche richieste dalla Regione;

- audit presso il beneficiario. Se previsto dal tipo di audit e come da lettera di annuncio, indicativamente dopo due settimane dall’audit presso la Regione, la CE svolge la verifica in loco di 8-10 operazioni;

- wrap-up meeting. Nell’ultimo giorno di audit, la CE presenta ai soggetti controllati (a seconda dei casi, AdG, AdC e AdA), in maniera preliminare, le prime conclusioni e raccoglie le prime eventuali integrazioni/controdeduzioni;

- rapporto interno alla CE. Entro una decina di giorni dopo l’audit, i servizi di audit della CE formulano un “flash report” con cui informano dei principali esiti l’Unità geografica della CE;

- rapporto preliminare. Indicativamente 9 settimane dopo l’audit presso la Regione, la CE invia il rapporto preliminare alla Regione indicando il tempo utile per il contraddittorio;

- contraddittorio. Nel rispetto di quanto indicato nella nota di accompagnamento al rapporto preliminare (indicativamente 2 mesi) la Regione fornisce le informazioni richieste;

- rapporto definitivo. Indicativamente entro 2 mesi dalla ricezione delle controdeduzioni, la CE valuta ed eventualmente integra le controdeduzioni ed invia il rapporto definitivo alla Regione.