Quaderno del 28 giugno 2024

Il nuovo pacchetto normativo che regolamenta la programmazione 2021/27, sempre più basato sulla definizione di un sistema di verifiche su base campionaria correlato agli esiti di una attenta valutazione del rischio, rende necessario procedere con un ulteriore miglioramento e affinamento delle procedure di contrasto al conflitto di interessi e, più in generale, dei rischi di frode, definendo un sistema di controlli caratterizzato da strumenti e metodologie di verifica strutturati, fondati su un’apposita analisi e valutazione del rischio oggetto di revisione periodica.

Al fine di rispettare l’obiettivo di fondo delle verifiche degli organismi di audit, cioè ottenere una ragionevole garanzia del fatto che nel sistema di gestione e controllo non vi siano gravi carenze non riscontrate e quindi non corrette prima della presentazione dei conti alla Commissione Europea, la definizione degli elementi chiave di un “nuovo” sistema strutturato di controllo delle situazioni di conflitto di interessi dovrebbe basarsi su due principi:

• fornire ragionevole sicurezza sull'adozione di un sistema di controlli rispettoso e garantista del principio della sana gestione finanziaria dei fondi;

• garantire nell'ambito di tali controlli il rispetto dei principi di flessibilità e semplificazione delle attività di verifica, tenuto conto, inoltre, della necessità di riduzione degli oneri amministrativi a carico delle strutture di gestione e di controllo.

Nella definizione del modello, pur consapevoli delle peculiarità del contesto di attuazione di ogni singolo programma, possono comunque essere individuati degli elementi minimi che devono essere assunti quali requisiti di base del sistema di controllo. Gli stessi Orientamenti della Commissione del 2021, pur riconoscendo le specificità dei diversi Paesi membri, rimarcano come gli stessi, nell’adozione di disposizioni integrative debbano rispettare o comunque debbano opportunamente attenersi ad alcuni orientamenti di carattere generale (7).

Tra questi elementi minimi possiamo citare l’individuazione e l’utilizzo di specifiche banche dati e appositi indicatori di rischio, la definizione di idonei criteri di campionamento e delle caratteristiche dell’universo di riferimento, la scelta del momento di effettuazione dei controlli e la loro periodicità.

Senza pretendere di trattare tutte le possibili problematiche possiamo evidenziare, in particolare, l’esigenza che le dichiarazioni che vengono acquisite dai soggetti che partecipano ai processi decisionali di gestione e controllo dei fondi siano non solo correttamente registrate e conservate dall'autorità ricevente, ma siano anche oggetto di verifica sulla base di fonti di informazione affidabili, quali registri e banche dati pubblici, nonché attraverso idonei strumenti di estrazione dati e di valutazione del rischio. In secondo luogo, un sistema di verifica delle dichiarazioni efficace non può tradursi nell’effettuazione di controlli di carattere sporadico, ma deve essere caratterizzato da una procedura definita e fondata su una adeguata valutazione dei rischi che sia oggetto di periodico aggiornamento e tenga conto di indicatori di rischio specifici (8), che possono contribuire a segnalare il rischio di un conflitto di interessi, inducendo il personale e i dirigenti ad adottare con la dovuta diligenza le necessarie misure di controllo e monitoraggio delle singole situazioni.

Con riferimento ai sistemi informativi e banche dati a supporto delle attività di valutazione del rischio ed effettuazione delle verifiche, sono presenti diversi strumenti utilizzabili dalle Autorità di Gestione che risultano, tra l’altro, nella loro disponibilità come il Registro delle imprese, la banca dati PerlaPA-Anagrafe delle prestazioni, Punto Fisco-SIATEL dell’Agenzia delle entrate, il Sistema Informativo del Lavoro regionale oppure la banca dati del Ministero dell’Interno sulle cariche elettive. A questi si affianca, inoltre, il sistema Arachne, indicato dalla stessa Commissione nei suoi Orientamenti del 2021 quale strumento che può contribuire a individuare le situazioni di conflitto d’interessi e a proteggere da tali situazioni in quanto evidenzia i legami giuridici tra società e persone ed è in grado di individuare i rischi di conflitto d’interessi.

Un ulteriore elemento di scelta per l’AdG dovrebbe riguardare l’individuazione degli agenti finanziari (9) coinvolti in ciascuna operazione in quanto non esiste a livello comunitario o nazionale una loro elencazione puntuale. Di conseguenza, nei processi di programmazione, gestione e controllo dei fondi il numero dei soggetti che interviene nel processo decisionale può essere particolarmente alto in quanto include non solo coloro che sono competenti per la firma di un atto o provvedimento finale ma, in linea più generale, anche altri soggetti che partecipano al procedimento e la cui attività è idonea ad incidere sulla formazione delle decisioni (10).

In conclusione, la definizione di un sistema solido ed efficace di controllo è un processo complesso che necessita, successivamente all’attività di studio e modellizzazione, di una prima fase di sperimentazione per poi analizzare gli esiti delle prime attività di controllo sia in termini di risultati delle verifiche sia di impatto sulle diverse strutture organizzative. Tale fase di analisi e monitoraggio deve tendere ad un progressivo miglioramento ed ottimizzazione del sistema e, sicuramente, può essere facilitata da un confronto preventivo e una collaborazione costante con l’Autorità di Audit, competente nelle attività di verifica del corretto funzionamento del sistema di gestione e controllo del Programma Regionale.